办公用品管理规定

 

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办公用品管理规定
神州商业网   2012-12-05 10:46:21 作者:SystemMaster 来源: 文字大小:[][][]

第一章 主题内容与适用范围

    为加强我公司办公用品管理,控制费用开支,规范我公司办公用品的采购与使用,本着勤俭节约和有利于工作的原则,根据我公司实际情况,特制定本规定。

第二章 办公用品的购买

    办公用品购买细则

第一条 原则

    为了统一限量,控制用品规格以及节约经费开支,所有办公用品的购买,都应由行政部统一负责。 

第二条 办公物品的申购 

    根据办公用品库存量情况以及消耗水平, 向行政经理通报,确定申购数量。如果办公印刷制品需要调整格式,或者未来某种办公用品的需要量将发生变化,也一并向行政经理提出。

第三条 采购规定

    在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下,按照成本最小原则,选择直接去商店采购或者订购的方式。

    办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等,必须有两至三人参加洽谈,货比三家,务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠;不得受贿,不得索取钱物。

    订购单:在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品,则申请部门还必须另填一份订购单,经行政部门确认后,直接向有关商店订购。 

    行政部门必须依据订购单,填写“订购进度控制卡”,卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等等。 

第四条 验货 

    所购买办公用品送到后,按购货清单进行验收,核对品种、规格、数量与质量,确保没有问题。

第五条 各部门申请办公用品 

    办公用品原则上由公司行政部统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况,允许各部门在提出“购买办公用品申请表”的前提下进行采购。在这种情况下,行政部门有权进行审核,并且把审核结果连同申请书一起保存,以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。  

第三章 办公用品的分类、领用及报废处理   

第六条 办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。

    1.消耗品:铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子等。

    2.管理消耗品:签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。

    3.管理品:剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。

第七条 管理和发放:

    1、办公用品由人事行政部门统一保管,并指定保管人,按公司核定的费用标准向使用人发放。

    2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续,保管人根据采购价格核定物品单价,计入领用部门(人)费用,并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。

    3、各部门办公用品费用核定及有关规定:

        ①、办公用品领用必须认真履行手续,应填写《办公用品领用单》后领用和发放,严禁先借后领的行为。

        ②、公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品,确因工作需要超标领用的,应经行政经理同意。

        ③、核定的费用实行增人增费、减人减费,各部门增人或减人,其费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整。

        ④、各部门因特殊情况需增加费用的,应以书面形式报批,经分管领导审核后,由总经理特批增加该项费用。

        ⑤、办公用品使用实行月统计年结算,截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具报表,财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除,节约费用计入下年度使用。

        ⑥、各部门及各使用人的办公用品使用标准:每人每月最多领用1支签字笔,如果保管不好丢失自行负责购买。每周三统一领用办公用品,其他时间严禁领用办公用品。

        ⑦、各部门要控制和合理使用办公用品,杜绝浪费现象。笔记本、签字笔芯、圆珠笔芯、胶水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。

        ⑧、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时,应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿,否则不予办理有关手续。

第八条 报废处理

    对决定报废的办公用品,要作好登记,在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。  

第四章 办公物品的保管

第九条 填写清单

    所有入库办公用品,都必须一一填写入库清单。

第十条 保管

    必须清楚地掌握办公用品库存情况,经常整理与清扫,必要时要实行防虫等保全措施。

第十一条 盘存

    办公用品仓库应定期清点。清点工作由行政人员负责。清点要求做到账物一致,如果不一致必须查找原因,然后调整清单,使两者一致。

第十二条 印刷品与纸张管理

    印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准,对领用的数量随时进行记录并进行加减,计算出余量。如果消耗品用完,立即写报告递交行政主管。

第十三条 持有量调查

    必须对公司各部门所拥有的办公用低值易耗品,主要指各种用纸与印刷制品作出调查。调查方式是,定期对每月领用量、使用量以及余量(未用量)作出统计,向上报告。行政部对报告进行核对,检查各部门所报统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。

第五章 对办公物品使用的监督与调查

第十四条 调查内容

    对公司各部门进行调查,调查内容包括:

    1.核对用品领用单据与用品清单。

    2.核对用品申请书与实际使用情况。

    3.核对用品领用清单与实际用品清单。

第十五条 行政经理职责

    1.核对收支传票与用品实物清单。

    2.核对支付传票与送货单据。

第十六条 本规定自下发之日起执行。

    复印纸管理规定

    1、目的:为保证公司员工正常办公,合理使用办公资源,防止浪费,节约开支,特制定本管理规定。

    2、范围:公司全体在职员工。

    3、权责:各部门经理安排专人负责登记、监督。

    4、内容:

    4.1 各部门于每月1日从行政部领用复印纸一包。

    4.2 复印时应先到各部门登记复印内容,按规格登记复印份数,紧急情况灵活处理,但应后补登记及领用复印纸数量手续。

    4.3 所有需复印资料之人员必须熟练复印技术,倘若自己不懂复印技术必须向总台文员咨询清楚方可。

    4.4 复印时原件、纸张必须放置妥当,保证复印质量,印件清晰。

    4.5 若复印资料数量较多时,应先选择复印1件,确认质量合格,再输入余数,以免浪费纸张。

    4.6 节约纸张,若内部使用则尽量使用再生纸张。(行政部可以领取再生纸)

    4.7严禁复印与公务无关的私人资料,违者罚款20元。

    4.8 各部门每月月底统计使用复印纸的数量。





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